Nel descrivere la creazione delle tabelle WBS (Work Breakdown Structrure) cercherò di essere il più chiaro e meno tecnico possibile. Questo perché mi preme farvi comprendere quanto sia importante e utile utilizzare queste tabelle anche per i progetti più semplici. L'obiettivo di questa tabella è infatti quello di rendere immediatamente comprensibile la struttura e la complessità del progetto. Perciò vi potrà fare risparmiare lunghe chiacchierate di spiegazione della vostra idea, poiché potrete realizzarla all'inizio e sottoporla ogni volta che il vostro interlocutore vi chieda di avere una visione d'insieme del progetto intero. Risulta essere un'istantanea delle attività che avete in mente di svolgere e oltretutto è un'ottima fase di verifica per voi stessi poiché nel momento in cui la realizzerete vi renderete immediatamente conto se qualche cosa non quadra. Ma ora entriamo nel merito.
La domanda a cui risponde questa tabella è fondamentalmente: "che cosa dobbiamo fare concretamente??" Cioè quali sono le attività che prevediamo di svolgere e in che modo, e in che modo si rapportano tra di loro. (per ora non ci interessa ancora definire "chi" e "quando" le farà). Una volta definite queste, come suggerivo nel post precedente, insieme alle persone che verranno poi successivamente coinvolte, possiamo individuare la struttura della tabella individuando all'interno di esse i COMPITI, le ATTIVITA', i SOTTOBIETTIVI e l'OBBIETTIVO PRINCIPALE e organizzandoli all'interno di un organigramma di questo tipo.
Quello che ho rappresentato è un esempio di quello che potrebbe essere la struttura del vostro progetto. Lo rendo disponibile anche in PDF per poterlo meglio visionare.
Per poter costruire questa tabella, dovete partire dal basso definendo tutti i compiti che concorrono a costituire le attività da svolgere. Per esempio se tra le attività inserite "aprire partita IVA" nei compiti potete inserire "ricercare sede e contatti camera di commercio" e anche "preparare i documenti per cam com". Il livello di definizione della struttura lo decidete voi in base a quante ramificazioni volete inserire. Nell'esempio ho evidenziato quelli che vengono definiti "alberi" e che individuano la struttura di ogni sottobiettivo. Naturalmente, più voci vengono inserite e previste e maggiore è il livello di complessità della struttura. Dal lato pratico questo si traduce in una definizione maggiore del progetto e di conseguenza una maggiore comprensione dei componenti del team di qual'è la strada da percorrere e quali sono le modalità con le quali la si vuole percorrere. Risulta perciò semplice capire le vostre intenzioni fin da subito. Il rovescio della medaglia è che se si esagera con la definizione si rischia di minare l'autonomia degli attori che svolgetanno compiti e attività. Perciò dovete comprendere se preferite lasciare loro maggiore possibilità di interpretare autonomamente il proprio compito oppure se volete indicare loro tutti i passaggi da compiere. Un mio suggerimento è quello di approfondire la definizione del progetto in ogni caso, poichè il fatto stesso di farlo vi costringe a ragionare in maniera approfondita la successione delle attività e vi fa rendere conto di quanto il progetto sia realmente complesso. Soprattutto quando i protagonisti sono in numero ridotto, si tende spesso a sottovalutare il tempo, le risorse economiche e le energie che saranno necessarie per realizzarlo. Ricordatevi sempre che più concentrate le responsabilità nelle mani di poche persone, più si accavalleranno i compiti da eseguire e se le risorse scarseggiano rischiate di mandare il progetto in default.
